Lập sơ đồ chuỗi cung ứng

Sơ đồ đó được sử dụng để xác định những cơ hội cũng như để giảm thiểu mọi rủi ro trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Vì sao sơ đồ chuỗi cung ứng lại quan trọng với 1 doanh nghiệp?

Việc lên sơ đồ chuỗi cung ứng cho phép chúng ta thực thi những chiến lược và nhanh chóng đối phó khi 1 trong những nhà cung cấp gặp vấn đề về thiếu hụt hàng hoá, hoặc hệ thống quản lý đơn đặt hàng của nhà cung cấp gặp sự cố, sự tăng giảm đột biến về nhu cầu hay khi bất cứ 1 tình huống đột xuất xảy ra. Sơ đồ cũng giúp chúng ta hiểu rõ hơn về những chi phí xoay quanh chuỗi cung ứng, nhận biết về khung thời gian của các hoạt động, mọi rủi ro liên quan và do đó có được lợi thế hơn các đối thủ không có những thông tin và kiến thức này.

Để hiểu thêm về sơ đồ chuỗi cung ứng thì trước hết cần hiểu thế nào là Chuỗi Cung Ứng?

Một chuỗi cung ứng thường có 2 thành tố chính :

• Tập hợp các chủ thể : việc kinh doanh của chúng ta sẽ nhờ cậy vào các nguồn nguyên vật liệu, quy trình chế biến, đóng gói và vận chuyển. Các chủ thể còn bao gồm các nhà bán buôn, dịch vụ kho bãi, giao thông, phân phối, mạng lưới bán lẻ và cuối cùng là chính khách hàng của chúng ta.
• Phương thức hoạt động của các chủ thể: Toàn bộ các quy trình kết nối với từng thực thể trong toàn chuỗi, ví dụ việc kết nối với các nhà cung cấp được thực hiện thông qua kênh của bộ phận kinh doanh và tài chính bằng email, điện thoại.., quy trình bán hàng được kết nối với khách hàng qua hệ thống của hàng online hoặc cửa hàng trực tuyến,  việc kết nối với hệ thống kho, bán buôn hay khách hàng doanh nghiệp để chuyển hàng sẽ thông qua các phương tiện vận tải…

Những ích lợi của việc xây dựng sơ đồ chuỗi cung ứng:

• Khả năng nhận biết những công đoạn làm gia tăng hoặc làm giảm giá trị.
• Giảm thiểu tác động của những rủi ro được tiên lượng.
• Củng cố năng lực toàn chuỗi bằng cách tăng cường mối quan hệ với các đối tác trong chuỗi thông qua sự duy trì liên lạc thường xuyên và rõ ràng, giúp các đối tác hiểu rõ tầm quan trọng và vị trí của họ trong hệ sinh thái, đồng thời đảm bảo các đối tác nắm được kỳ vọng và mục tiêu của chúng ta. 
• Với việc phân tích các liên kết giữa những đối tác trong chuỗi, ta có thể nhận ra việc chậm trễ thường phát sinh từ đâu và có phương án xử lý kịp thời, nhờ vậy ta có thể làm trôi chảy và  đẩy nhanh tốc độ của mọi quy trình trong chuỗi. Hiệu quả đặc biệt rõ ràng khi một công ty mua một hay nhiều loại vật liệu cùng lúc từ các nguồn khác nhau, ta có thể dễ dàng nhận thấy sự khác biệt về thời gian thực hiện đơn hàng của mỗi nhà cung cấp, từ đó điều chỉnh các đơn hàng với nhà cung cấp thực hiện giao hàng sớm hơn, hoặc đàm phán để các nhà cung cấp khác đẩy nhanh tiến độ.  
• Nhận ra những yếu tố ảnh hưởng đến dòng tiền.

Các bước cơ bản để lập sơ đồ chuỗi cung ứng

• Xác định rõ tất cả các bên liên quan đến sản xuất, kho bãi, vận chuyển và phân phối sản phẩm. Văn bản hoá tên các hạng mục công việc, đầu mối liên hệ, có thể sử dựng những phần mềm hoặc sổ sách đối với những doanh nghiệp quy mô nhỏ. 
• Hiểu rõ về quan hệ giữa các nhà cung cấp. Các công ty thường có nhiều lớp cung ứng bao gồm lớp sơ cấp và dưới đó là các nhà cung ứng thứ cấp, nếu các nhà cung ứng sơ cấp cũng tham gia vào quy trình lập sơ đồ chuỗi cung ứng, chính họ cũng sẽ có 1 sơ đồ cho bản thân mình. Khi sơ đồ chuỗi cung ứng được mở rộng chúng ta sẽ có lợi thế về khả năng bao quát về những rủi ro tiềm năng, những đoạn thắt nghẽn cổ chai, những nguy cơ khi phụ thuộc vào nguồn cung ứng độc nhất…
• Xác lập khung thời gian và chi phí cho từng công đoạn trong chuỗi qua đó xác định được các công đoạn nào tác động ít nhất và nhiều nhất đến kinh doanh của công ty. 
• Nhìn nhận các rủi ro về vấn đề như chính trị, kinh tế, môi trường, quy định luật pháp và những vấn để khác có thể liên quan đến từng công đoạn và từng đối tác trong chuỗi.
• Theo dõi dữ liệu và thông tin của cả chuỗi. Truyền tải thông tin một cách hiệu quả về đơn hàng, vận chuyển, lưu kho, hàng trả lại….

Quy trình lập sơ đồ chuỗi cung ứng sẽ giúp chúng ta thấy rõ sự hiện diện của các chủ thể và chức năng của từng chủ thể đó trong (và xung quanh) chuỗi cung ứng. Ở từng công đoạn của quy trình lập sơ đồ chuỗi ta có thể luôn nhận ra cách thức để có được quy trình hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro, bớt chi phí và tiết kiệm thời gian hơn.